reforma ústřední státní správy - projektové řízení

 

Koordinace reformy a modernizace ústřední státní správy s využitím projektového řízení

Co je projektové řízení?

Projektové řízení charakterizují čtyři základní rysy, které pokud se vyskytují společně, odlišují řízení projektu od jiných řídících činností. Projekty jsou definovány takto:

• mají jasně stanovený cíl, který je definován jednak věcným splněním požadavku na provedení v příslušném časovém harmonogramu a jednak rozpočtovými náklady,
• jsou jedinečné, protože se provádí pouze jednou,
• zahrnují zdroje - lidské a materiální, svůj nezastupitelný význam mají především zdroje lidské, jelikož celý projekt je realizován pomocí lidí, jejich znalostí a zkušeností,
• realizují se v rámci organizace.

Proč projektové řízení?

Využití projektového řízení ve veřejné správě je vhodné zejména z důvodu:

• větší flexibility
• většího uvědomění si nákladů
• větší orientace na cíl
• větší angažovanosti
• větší průhlednosti
• větší odpovědnosti

Projektové řízení se sestává z pěti základních činností, které na sebe navzájem navazují, ale nemusí být od sebe vždy nutně odděleny:

1. definování projektových cílů
2. plánování
3. vedení
4. sledování
5. ukončení projektu

Z výše uvedeného vyplývá, že první činnost již byla do značné míry splněna. Cíle byly definovány v průběhu přípravy materiálu Postup a hlavní směry reformy a modernizace ústřední státní správy, obsahující vyřešení gesce a organizačního zabezpečení pro jednání vlády. Tento materiál schválila vláda svým usnesením č. 237 dne 17. března 2004. Tím došlo k završení přípravné fáze reformy ústřední státní správy (dále jen "reforma") a k definování cílů jednotlivých projektů, které byly v materiálu navrženy.

Koordinací dalších činností v rámci projektového řízení a prací na reformě byla pověřena vedoucí Úřadu vlády ČR, pro kterou bude tyto práce zajišťovat odbor reformy regulace a ústřední státní správy na Úřadu vlády ČR.

Vrcholným pracovním orgánem bude Řídící tým reformy ústřední státní správy, který bude sledovat práce na reformě a navrhovat další postup. Tomuto týmu budou předkládány všechny výstupy projektů ke stanovisku. Jeho sekretariátem bude odbor reformy regulace a ústřední státní správy, který bude o postupu a stanoviscích k výstupům z projektů informovat vedoucí Úřadu vlády ČR.

Úřad vlády bude informován nejen na základě předložených výstupů, ale také prostřednictvím porad vedoucích projektů a Řídícího týmu reformy ústřední státní správy, které bude podle potřeby svolávat vedoucí Úřadu vlády ČR.

Úřad vlády ČR zpracuje nejméně jednou za rok materiál, ve kterém bude informovt vládu o postupu reformy a v případě vzniklých nedostatků navrhovat jejich řešení.¨

Věcné řešení úkolů vyplývajících z usnesení vlády k reformě bude přesunuto na projektové týmy, které budou k jednotlivým projektům vytvořeny. Osoba, která bude zodpovědná za průběh realizace projektu, bude vedoucím projektového týmu. Tento vedoucí je povinen vést projektovou dokumentaci, jejíž součástí bude zejména:

• zpracování plánu projektu

jehož obsahem je:

- název projektu
- jméno vedoucího projektu, kontakt
- popis současného stavu a východiska
- cíl projektu
- harmonogram prací
- plánované výstupy
- nároky na zdroje (administrativní, lidské, materiální)
- odhad možných rizik

• písemný záznam o veškerých změnách v projektu
• zápisy z jednání projektového týmu
• zpracované výstupy
• závěrečná zpráva

jejímž obsahem je:

- název projektu
- jméno vedoucího projektu, kontakt
- cíle projektu
- stav splněných úkolů a výstupů, případně zdůvodnění jejich nesplnění
- stav splnění cíle
- stav a využití zdrojů
- zhodnocení všech rizik a způsob jejich řešení
- případné návrhy na další postup

• adresář všech osob, které na projektu spolupracovaly
• záznamy o stanoviscích souvisejících s reformou, které gestor poskytl sdělovacím prostředkům nebo jiným způsobem zveřejnil (například na webových stránkách).

Jakým způsobem budou řešeny vzniklé problémy?

• Problémy vzniklé při realizaci projektu budou nejprve řešeny na úrovni projektového týmu a vedoucí projektu o nich informuje člena Řídícího týmu reformy ústřední státní správy a zajistí informovanost ministra či vedoucího úřadu, o vážnějších problémech, které by mohly ohrozit projekt, je povinností informovat vedoucí Úřadu vlády ČR.
• V případě širších průřezových problémů či nedodržení termínů nebo zadání projektu, projedná vzniklý problém Řídící tým reformy ústřední státní správy.
• Problémy, které budou odvozeny z provázanosti územní veřejné správy s ústřední státní správou, budou řešeny na úrovni vedoucí Úřadu vlády ČR a náměstka ministra vnitra zodpovědného za reformu územní veřejné správy.

 

 

Schéma ke stažení ve formátu PDF

 

zpět na hlavní stránku